For at få adgang til Bikubenfondens ansøgningssystem skal du oprette dig som bruger og logge ind. Når du er logget ind og har indtastet dine profiloplysninger, vælger du Opret ansøgning under "Ansøgninger" i topmenuen, hvor du kan se de områder og ansøgningsrunder, der er tilgængelige i øjeblikket. Det er vigtigt, at du vælger den rigtige indgang, da ansøgningsskemaerne kan variere.

Profiloplysninger
Af sikkerhedsmæssige årsager, vil muligheden for at ændre CVR nummer være låst, når du har udfyldt oplysninger om jeres organisation. Hvis i skifter CVR nummer eller du skal tilknyttes en anden organisation, bedes du kontakte Bikubenfonden på info@bikubenfonden.dk.

Sociale og kunst indsatser
I Bikubenfonden arbejder vi med specifikke strategiske fokusområder og særlige indsatser på det sociale område og kunstområdet. Vi anbefaler derfor, at du orienterer dig grundigt på vores hjemmeside for at afgøre, om det giver mening, at du henvender dig til Bikubenfonden. Ofte vil det være en god ide, at sende en kortfattet mail, inden du begynder et stort arbejde med at udforme en ansøgning. Læs mere om, hvordan du kommer i dialog her.

Ansøgningsrunder 
Bemærk, at vi også har faste ansøgningsrunder. For disse runder gælder særlige kriterier og beløbsgrænser, og vi modtager kun denne type ansøgninger inden for de fastlagte perioder.
Du kan læse mere om ansøgningsrunderne her:

Ansøgningsrunder inden for aktuel scene- og billedkunst 

Ansøgningsrunder på det sociale område  

Ansøgning om plads på Bikubenfondens atelierprogram   

Udstillingsprisen Vision
 

Academic Guest House
Læs om visumregler og krav for optagelse, inden du går i gang med ansøgningen her:
Ansøgning om plads på Academic Guest House

Er din ansøgning helt færdig? 
Send først din ansøgning, når du er sikker på, at den ikke kan blive mere præcis og gennemarbejdet. Det er muligt at logge ud og ind af systemet, inden du sender ansøgningen. Så du kan arbejde på den over længere tid, inden du sender den til os. Hvis du ringer til os med spørgsmål, er det vigtigt, at du oplyser dit sagsnummer.
Skulle vi have spørgsmål til din ansøgning, kontakter vi dig i forbindelse med vurderingen.

Eksisterende sager

  1. Tilgå din sag og opret besked/upload filer
  • Tryk på ”Ansøgninger” og derefter ”oversigt over kladder/ansøgninger” for at få et overblik over de sager, der er tilknyttet din organisation.
  • Tryk på ”Tryk her” ud fra den relevante sag/ansøgning for at tilgå din sag. Tryk på ”rediger”, hvis du har en kladde.
  • Herinde kan der skrives beskeder(herunder udbetalingsanmodninger) samt uploades filer ved at trykke på knappen ”Opret besked/Tilføj Fil”.
  • Udfyld kommentarfeltet for at sende en besked og vedhæft evt. en tilhørende fil.
    Der skal bl.a. sendes beskeder, hvis der nogle ændringer i projektet såsom udskydelse af projektdatoer eller udbetalingsdatoer. Dertil skal sagsbehandler også gøres opmærksom på en evt. ændring i organisationens kontaktperson(er) via en systembesked.
  • Systemet sender automatisk en notifikation om nye beskeder eller uploadede filer til sagsbehandleren.
     
  1. Udbetaling
  • Så snart i har fået tilsagn, skal der udfyldes en udbetalingsplan. En udbetalingsplan er en plan for, hvornår I ønsker jeres bevilling udbetalt – enten i én eller flere rater. Vi beder om at modtage en udbetalingsplan for det fulde bevillingsbeløb fra start gennem vores ansøgningssystem.
  • Tryk ”Udfyld her” under ”Udbetalingsplan” ved den relevante sag for at udfylde udbetalingsplanen.
  • Der laves en udbetalingslinje for hver ønsket udbetaling. Her noteres udbetalingsbeløb og udbetalingsdato – evt. beskrives også væsentlige milepæle.
  • Ønskes bevillingen udbetalt i flere rater så husk først at indsende udbetalingsplanen, når der er lavet udbetalingslinjer for et samlet beløb svarende til det fulde bevillingsbeløb.
  • Der kan ikke redigeres i udbetalingsplanen via systemet, så snart der er trykket ”indsend udbetalingsplan”. Hvis der sker ændringer ift. ønsket udbetalingsplan, er det jeres ansvar at informere vores sekretariat ved at sende en besked via ansøgningssystemet.
  • Hvis I på nuværende tidspunkt ikke kender det bestemte tidspunkt, som I ønsker udbetaling, bedes I alligevel oprette en udbetalingsplan. En udbetalingsplan er altid tentativ.
  • Når datoen for den ønskede udbetaling nærmer sig, skal I fremsende en udbetalingsanmodning gennem ansøgningssystemet ved at oprette en besked(se evt. punkt 1). Udbetalingsanmodningen/beskeden skal bekræfte det ønskede beløb til udbetaling, bankoplysninger (reg. nr og og kontonr.) samt kontaktperson med titel og telefonnr. Desuden skal der også vedhæftes eventuel dokumentation for aftalte vilkår eller aftalte milepæle.
  • Vi gør altid vores bedste for at imødekomme udbetalingsdatoer, dog kan der i nogle tilfælde være op til syv dages ekspeditionstid fra den ønskede dato.
     
  1. Afrapportering
  • Senest 12 uger efter jeres indsats er afsluttet, skal I sende en afrapportering til vores sekretariat. Hvis I får udarbejdet en evaluering, beder vi jer også om at sende den til os.
  • For at indsende afrapportering, tryk ”Udfyld her” under ”Afrapportering” og udfyld alle felterne.
     
  1. Regnskab
  • For at indsende regnskab trykkes på ”Upload her” under ”Regnskab” for den relevante sag.
  • Læs mere om krav til regnskab i tilsagnsbrevet, som modtages når bevillingen godkendes. Tilsagnsbrevet kan findes inde på sagen.


Support 
Teknisk support: info@bikubenfonden.dk 
Andre spørgsmål: Du finder relevante kontaktpersoner på bikubenfonden.dk