For at få adgang til Bikubenfondens ansøgningssystem skal du oprette dig som bruger og logge ind. Når du er logget ind og har indtastet dine profiloplysninger, vælger du Opret ansøgning under "Ansøgninger" i topmenuen, hvor du kan se de områder, der er tilgængelige i øjeblikket. Det er vigtigt, at du vælger den rigtige indgang, da ansøgningsskemaerne kan variere. Vær opmærksom på, at vi som udgangspunkt ikke modtager ansøgninger uden forudgående dialog – det gælder både på socialområdet og på kunstområdet. De eneste undtagelser er Academic Guest House og Udstillingsprisen Vision.
Læs hvordan du kommer i dialog med Bikubenfonden her.
Udstillingsprisen Vision
Vi modtager kun bidrag til Udstillingsprisen Vision inden for fastlagte perioder. Læs mere her:
Udstillingsprisen Vision
Academic Guest House
Læs om visumregler og krav for optagelse, inden du går i gang med ansøgning til Academic Guest House her:
Ansøgning om plads på Academic Guest House
Profiloplysninger
Af sikkerhedsmæssige årsager, vil muligheden for at ændre CVR nummer være låst, når du har udfyldt oplysninger om jeres organisation. Hvis din organisation skifter CVR nummer eller du skal tilknyttes en anden organisation, så kontakt Bikubenfonden på info@bikubenfonden.dk.
Er din ansøgning helt færdig?
Send først din ansøgning afsted, når du er sikker på, at den ikke kan blive mere præcis og gennemarbejdet. Det er muligt at logge ud og ind af systemet, inden du sender ansøgningen, så du kan arbejde på den over længere tid, inden du sender den til os. Hvis du ringer til os med spørgsmål, er det vigtigt, at du oplyser dit sagsnummer. Skulle vi have spørgsmål til din ansøgning, kontakter vi dig i forbindelse med vurderingen.
Sådan behandler du eksisterende sager:
- Tilgå din sag og opret besked/upload filer
- Tryk på ”Ansøgninger” og derefter ”oversigt over kladder/ansøgninger” for at få et overblik over de sager, der er tilknyttet din organisation.
- Tryk på ”Tryk her” ud fra den relevante sag/ansøgning for at tilgå din sag. Tryk på ”rediger”, hvis du har en kladde.
- Herinde kan der skrives beskeder(herunder udbetalingsanmodninger) samt uploades filer ved at trykke på knappen ”Opret besked/Tilføj Fil”.
- Udfyld kommentarfeltet for at sende en besked og vedhæft evt. en tilhørende fil.
Der skal bl.a. sendes beskeder, hvis der nogle ændringer i projektet såsom udskydelse af projektdatoer eller udbetalingsdatoer. Dertil skal sagsbehandler også gøres opmærksom på en evt. ændring i organisationens kontaktperson(er) via en systembesked.
- Systemet sender automatisk en notifikation om nye beskeder eller uploadede filer til sagsbehandleren.
- Udbetaling
- Så snart i har fået tilsagn, skal der udfyldes en udbetalingsplan. En udbetalingsplan er en plan for, hvornår I ønsker jeres bevilling udbetalt – enten i én eller flere rater. Vi beder om at modtage en udbetalingsplan for det fulde bevillingsbeløb fra start gennem vores ansøgningssystem.
- Tryk ”Udfyld her” under ”Udbetalingsplan” ved den relevante sag for at udfylde udbetalingsplanen.
- Der laves en udbetalingslinje for hver ønsket udbetaling. Her noteres udbetalingsbeløb og udbetalingsdato – evt. beskrives også væsentlige milepæle.
- Ønskes bevillingen udbetalt i flere rater så husk først at indsende udbetalingsplanen, når der er lavet udbetalingslinjer for et samlet beløb svarende til det fulde bevillingsbeløb.
- Der kan ikke redigeres i udbetalingsplanen via systemet, så snart der er trykket ”indsend udbetalingsplan”. Hvis der sker ændringer ift. ønsket udbetalingsplan, er det jeres ansvar at informere vores sekretariat ved at sende en besked via ansøgningssystemet.
- Hvis I på nuværende tidspunkt ikke kender det bestemte tidspunkt, som I ønsker udbetaling, bedes I alligevel oprette en udbetalingsplan. En udbetalingsplan er altid tentativ.
- Når datoen for den ønskede udbetaling nærmer sig, skal I fremsende en udbetalingsanmodning gennem ansøgningssystemet ved at oprette en besked(se evt. punkt 1). Udbetalingsanmodningen/beskeden skal bekræfte det ønskede beløb til udbetaling, bankoplysninger (reg. nr og og kontonr.) samt kontaktperson med titel og telefonnr. Desuden skal der også vedhæftes eventuel dokumentation for aftalte vilkår eller aftalte milepæle.
- Vi gør altid vores bedste for at imødekomme udbetalingsdatoer, dog kan der i nogle tilfælde være op til syv dages ekspeditionstid fra den ønskede dato.
- Afrapportering
- Senest 12 uger efter jeres indsats er afsluttet, skal I sende en afrapportering til vores sekretariat. Hvis I får udarbejdet en evaluering, beder vi jer også om at sende den til os.
- For at indsende afrapportering, tryk ”Udfyld her” under ”Afrapportering” og udfyld alle felterne.
- Regnskab
- For at indsende regnskab trykkes på ”Upload her” under ”Regnskab” for den relevante sag.
- Læs mere om krav til regnskab i tilsagnsbrevet, som modtages når bevillingen godkendes. Tilsagnsbrevet kan findes inde på sagen.
Support
Teknisk support: info@bikubenfonden.dk
Andre spørgsmål: Du finder relevante kontaktpersoner på bikubenfonden.dk
